Biroja Tehnikas Eksperts (BTE), viens no Latvijas vadošajiem biroja tehnikas un kancelejas preču uzņēmumiem, vēlējās digitalizēt savus biznesa procesus un uzlabot klientu apkalpošanas kvalitāti.
Klientu Pārvaldība un Attiecības
CRM pamats ir pilnīga klientu datubāzes pārvaldība, kur katram klientam tiek saglabāta detalizēta informācija par juridisko adresi, reģistrācijas numuru, bankas rekvizītiem un apmaksas nosacījumiem. Sistēma atbalsta gan fiziskās, gan juridiskās personas, automātiski dokumentējot visu mijiedarbības vēsturi. Katrs klients var būt piesaistīts vairākām kontaktpersonām, un sistēma ļauj sekot līdzi visai komunikācijai, no pirmā kontakta līdz ilgtermiņa sadarbībai.
Pārdošanas komanda var pārvaldīt potenciālos klientus caur strukturētu leads sistēmu, kur katrs kontakts tiek klasificēts, novērtēts un virzīts caur pārdošanas konveijeru. Katrs leads automātiski piesaistās konkrētam klientam, veidojot holistisku priekšstatu par biznesa attiecībām.
E-veikala un Klienta Portāla Integrācija
BTE e-veikals ir pilnībā integrēts ar CRM sistēmu, nodrošinot nepārtrauktu datu plūsmu starp abiem risinājumiem. Klienti var pieslēgties savā personīgajā kontā un redzēt individualizētus cenurakstus, kas automātiski atspoguļo viņiem piešķirtās atlaides un speciālos nosacījumus. Tie var veikt pasūtījumus tiešsaistē, un visi dati reāllaikā sinhronizējas ar CRM, informējot pārdošanas komandu un noliktavas darbiniekus.
B2B klientiem ir pieejams paplašināts pašapkalpošanās portāls, kurā tie var ne tikai pasūtīt produktus, bet arī apskatīt savu uzņēmuma pilno informāciju, sekot līdzi pasūtījumu statusiem un lejupielādēt nepieciešamos dokumentus. Klienti var paši labot savas kontaktinformācijas, kā arī pieteikt dažādus servisa pakalpojumus bez nepieciešamības zvanīt vai rakstīt e-pastus.
Piedāvājumu Veidošana un Cenu Pārvaldība
Sistēma ļauj uzņēmuma darbiniekiem ātri veidot profesionālus komerciālus piedāvājumus ar automātisku cenu aprēķināšanu. Katram klientam var būt piešķirts individuāls cenuraksts vai atlaide, un sistēma to automātiski piemēro, veidojot piedāvājumu. Tiek atbalstīti arī daudzuma atlaižu nosacījumi, akcijas cenas un speciālie piedāvājumi ar termiņiem.
Kad klients apstiprina piedāvājumu, tas ar vienu klikšķi pārvēršas pasūtījumā, automātiski aktivizējot visus nepieciešamos procesus - noliktavas rezervāciju, piegādes plānošanu un dokumentu ģenerēšanu. Sistēma atbalsta arī globālas atlaides ar nosacījumiem, kas var tikt piemērotas automātiski noteiktām klientu grupām vai produktu kategorijām.
Servisa un Remonta Pieteikumu Apstrāde
Klienti var tiešsaistē pieteikt biroja tehnikas remontu, tonera kasešu uzpildi vai citus tehniskos pakalpojumus. Katrs pieteikums automātiski reģistrējas sistēmā, tiek piešķirts atbildīgajam speciālistam un klients saņem apstiprinājumu ar plānoto apkopes laiku. Servisa komanda var sekot līdzi visiem aktīvajiem pieteikumiem, atjaunināt statusus un automātiski informēt klientus par darba progresu.
Sistēma saglabā pilnu servisa vēsturi katram klientam, kas ļauj analizēt biežākās problēmas, prognozēt apkopes vajadzības un piedāvāt proaktīvus risinājumus. Tehniķi var piekļūt klienta iekārtu vēsturei tieši no mobilās ierīces, kad atrodas uz vietas klienta birojā.
Tehnikas Nomas Pārvaldība
Sistēma nodrošina pilnīgu iznomāto iekārtu uzskaiti ar aktīvo līgumu reģistru, maksājumu grafikiem un automatizētiem atgādinājumiem. Katrs nomas līgums ir piesaistīts konkrētam klientam un iekārtai, ļaujot viegli izsekot, kur atrodas katra nomātā tehnika un kādi ir tās lietošanas nosacījumi.
Kad tuvojas līguma termiņa beigas vai maksājuma datums, sistēma automātiski sūta atgādinājumus gan klientam, gan atbildīgajam menedžerim. Līgumus var pagarināt tieši sistēmā, automātiski ģenerējot jaunus dokumentus un atjauninot maksājumu grafikus.
Inventāra un Dokumentu Pārvaldība
Integrācija ar go4office ERP sistēmu nodrošina reāllaika produktu atlikumu datus, kas automātiski sinhronizējas ar e-veikalu un CRM. Kad produkta daudzums noliktavā mainās, informācija nekavējoties atjauninās visās sistēmās, novēršot pārpārdošanas risku.
Katram klientam var pievienot neierobežotu skaitu dokumentu - līgumus, rēķinus, tehniskos dokumentus vai jebkuru citu saraksti. Šie dokumenti tiek droši glabāti un indeksēti, ļaujot ātri atrast nepieciešamo informāciju. Klienti ar piekļuvi portālam var arī paši lejupielādēt savus dokumentus jebkurā laikā.
Automātiskā Komunikācija un Analītika
Sistēma automātiski sūta e-pasta paziņojumus par svarīgiem notikumiem - jauniem pasūtījumiem, neapmaksātiem rēķiniem, nomas līgumu termiņiem vai servisa statusu izmaiņām. Vadība var piekļūt detalizētām atskaitēm par pārdošanas statistiku, klientu segmentāciju, produktu popularitāti un darbinieku efektivitāti.
Sistēma ļauj analizēt, kuri klienti ir visrentablākie, kādi produkti visvairāk pērk, un kuri pārdošanas kanāli darbojas vislabāk. Šī informācija palīdz pieņemt datu balstītus lēmumus par biznesa attīstību un mārketinga stratēģiju.